Politica de confidențialitate

Cine suntem

Qedara Contract Management („Qedara", „noi") este o platformă de management al contractelor asistată de AI, operată de QEDARA S.R.L., România, CUI 54412264. Această politică explică ce date prelucrăm când folosești serviciul. Contact: office@qedara.com.

Datele pe care le prelucrăm

Date de cont: nume, adresă de email, parolă (stocată exclusiv ca hash), statusul verificării emailului, metadate de sesiune.

Date de workspace: numele workspace-urilor, membrii și rolurile, invitațiile (emailul și rolul invitatului).

Date despre documente: fișiere PDF/DOCX încărcate, documente native, cereri de redactare, text extras, metadate și versiuni. Fluxurile de semnare prelucrează și datele destinatarilor, evenimentele de verificare, documentele semnate și pachetele de dovezi.

Analiza AI: rezumate, părți, date, clauze, riscuri, obligații, rezultate de comparație și scoruri de risc generate din contractele tale.

Jurnale de audit: evenimente relevante pentru securitate (autentificări, încărcări, exporturi, ștergeri, schimbări de rol) cu utilizator, moment, adresă IP și metadate. Nu include parole sau conținut de documente în mesaje de suport ori în metadate de audit introduse liber.

Prelucrarea AI

Funcțiile AI pot transmite textul relevant al documentelor, întrebările, instrucțiunile de redactare sau informațiile despre oferte către furnizorul AI configurat. Pentru cererile OpenAI Responses, QCM setează store:false. Aceasta controlează stocarea răspunsului; nu dovedește Zero Data Retention și nu exclude retenția pentru monitorizarea abuzurilor la furnizor.

Rezultatele AI au caracter informativ. Nu constituie consultanță juridică — vezi Nota privind prelucrarea AI.

Scopuri și responsabilități

Qedara prelucrează date de contact profesional, administrare a conturilor, suport și securitate pentru furnizarea și protejarea serviciului. În funcție de relație, temeiurile sunt contractul cu tine, obligațiile legale sau interesele legitime de operare și securizare a serviciului profesional. Preferințele opționale din browser necesită alegerea ta.

Pentru conținutul contractual prelucrat în numele clientului, clientul stabilește scopurile și temeiul legal, iar Qedara acționează conform instrucțiunilor documentate și acordului de prelucrare aplicabil. Informația comercială confidențială nu este automat o categorie specială de date personale.

Responsabilitatea ta pentru conținutul încărcat

Confirmi că ai dreptul legal să încarci și să prelucrezi fiecare document transmis, inclusiv datele personale pe care le conține, și că încărcarea nu încalcă obligații de confidențialitate față de terți. Pentru conținutul contractual încărcat, tu ești operatorul de date; Qedara îl prelucrează în numele tău.

Retenție și ștergere

Conținutul workspace-ului este păstrat pentru furnizarea serviciului contractat. Cererile autorizate de ștergere sunt gestionate prin controalele aplicabile din produs și prin suport. Ștergerea unui cont nu șterge neapărat înregistrările organizației sau dovezile care trebuie păstrate.

Conținutul activ, dovezile semnate, jurnalele de securitate și backupurile au cicluri de viață diferite. Retenția și ștergerea depind de acordul aplicabil, necesitățile de securitate și obligațiile legale de păstrare. Solicită la office@qedara.com calendarul aplicabil workspace-ului și confirmarea unei cereri de ștergere.

Ștergerea din serviciul activ nu elimină imediat copiile istorice de backup. Accesul la backupuri rămâne restricționat, iar acestea expiră conform calendarului aplicabil. Nu prezentăm o ștergere automată neverificată sau o perioadă universală de retenție drept garanție.

Drepturile tale

Poți exporta datele workspace-ului (Setări / API), poți șterge contracte, workspace-uri sau întregul cont direct din produs și poți cere asistență la office@qedara.com. Utilizatorii din UE beneficiază de drepturile prevăzute de GDPR, inclusiv acces, rectificare, ștergere, portabilitate și plângere la autoritatea de supraveghere.

Subprocesatori

OpenAI (operații AI; stocarea răspunsurilor și retenția la furnizor sunt distincte), Resend (email tranzacțional), Hetzner (găzduire în UE). Nu vindem date personale și nu folosim conținutul contractelor tale pentru antrenarea modelelor AI.